Writing Business Letters. General Guidelines/ Общие рекомендации по написанию делового письма на английском языке

В этой статье приведу несколько общих рекомендаций по написанию делового письма на английском языке. Полезные фразы, которые можно использовать приведены здесь.

Составьте план перед началом работы
  • Посмотрите в словаре необходимые слова.
  • Обозначьте для себя положения, которые вы хотите включить в письмо, расставьте их в нужном порядке.
Стиль текста
  • Пишите, как будто вы ведете деловой разговор. Общий тон должен быть дружелюбным и вежливым.
Имена
  • Проверьте правильность написания имени и должности того, кому вы адресуете свое письмо.
  • Используйте Ms. при обращении к женщине и Mr. при обращении к мужчине. Если вы на 100% уверены в семейном положении женщины, то можно использовать Mrs.
Даты
  • Во избежание путаницы с датами, пишите месяц прописью, вместо чисел (например, January 15th, 2017  или 15 January 2017).
Выражайтесь четко и ясно. Чем легче читать письмо, тем лучше.
  • Предложения и абзацы должны быть короткими и простыми.
  • Во избежание недопониманий используйте однозначные слова.
  • Задавайте прямые вопросы.
  • Если какое-то предложение вызывает у вас сомнения, перепишите его.
  • Если получатель письма не является носителем английского языка, избегайте использования слишком специфической лексики, а также сложных слов и выражений.
Не забывайте о порядке слов в английском языке
Subject Verb Object Manner Place Time
Who Does What How Where When

 

Например: Mr. Browning will travel by plane to New York on Monday, June 6th. A technician will install the equipment in your office on Wednesday.

Избегайте архаизмов
  • Несмотря на то, что в юридических текстах часто можно встретить такие слова, как “herewith”, “herein”, “aforementioned” и т.д., в деловых письмах они используются редко.

• Возможны предложения такого характера: You will find more information on our products in the enclosed brochure.

Еще об особенностях деловой переписки на английском языке можно посмотреть здесь.
О том, как сделать свой текст красивым — здесь.

Как сделать английскую речь красивой, или зачем нужны коннекторы

Нам всем хочется, чтобы наша речь звучала красиво. Для этого она должна быть не только грамотной, но и связной. Существует достаточно простой и эффективный способ добиться внешней связности текста – использовать специальные слова-связки (коннекторы).

Что дает использование коннекторов? Во-первых, наша речь становится плавной, гладкой и логически связной. Во-вторых, употребление коннекторов позволяет нам немного «выиграть» время для того, чтобы сформулировать и произнести следующую за коннектором фразу. В-третьих, они придают нашей речи своеобразный «объем», что может быть принципиально, например, на экзамене, когда необходимо добиться определенного количества слов.  В-четвертых, позволяют акцентировать определенные отрезки речи, дополнительно привлекая таким образом внимание слушателей/читателей.

Важно отметить, что к коннекторам могут относится слова разных частей речи. И здесь на первый план выходит не их грамматическая принадлежность, а передаваемое ими значение.

Слова-связки могут выполнять следующие функции в предложении:

  1. Вводят примеры, уточняют:

For example

As an example

For instance

Namely

 

  1. Дополняют информацией:

And

In addition

As well as

Also

Too

Besides

Furthermore

Moreover

Apart from

In addition to

 

  1. Акцентируют вывод и результат:

In short

In brief

In summary

To summarise

In conclusion

In a nutshell

To conclude

Therefore

So

Consequently

This means that

As a result

 

  1. Определяют необходимую последовательность:

The former, … the latter

Firstly, secondly

Finally

The first point is

Lastly

The following

 

  1. Указывают на причину:

Due to / due to the fact that

Because

Because of

Since

As

 

  1. Противопоставляют идеи:

But

However

Although / even though

Despite

In spite of

In spite of the fact that

Nevertheless

While

Whereas

Unlike

In theory… in practice…

 

Используйте связки в своей речи, и она станет богатой и разнообразной.